Gerenciamento de Projetos em Eventos Culturais.

Estou repassando o conhecimento e informações muito bacanas postadas por Anderson Juarez Moreira, dia 19 de Julho de 2011 as 17:33 no www.gerenciamentodeprojeto.com.

Gerenciamento de Projetos em Eventos Culturais

Tive a oportunidade visitar a Gibicon Nº 0 - Convenção Internacional de Quadrinhos, que aconteceu em Curitiba, de 15 a 17 de julho de 2011. O que mais me impressionou, foi o grande número de palestras, workshops, exposições, sessões de autógrafos e outras atividades ocorrendo simultaneamente, que envolveram nada menos do que 7.000 pessoas. Isto me levou a pensar sobre as dificuldades no planejamento de eventos desta natureza. A própria definição de sucesso já é bastantes complicada, como mapear e gerenciar as expectativas de tantas partes interessadas (stakeholders)? São artistas, patrocinadores, colaboradores, apoiadores políticos, apoiadores culturais e o público em geral, todos esperando o melhor possível.

Gerenciar os outros aspectos do projeto também não é tarefa fácil. Ao definir o escopo, há muitos detalhes que precisam ser muito bem amarrados para que tudo ocorra bem. Desde o fluxo das pessoas de um espaço para o outro até os copinhos de café. Tudo isso gera uma EAP (estrutura analítica do projeto) gigantesca, que precisa ser dividida em muitas áreas de responsabilidade para que possa ser manipulada. O cronograma é um desafio à parte, devem ser previstos muitos deslocamentos, buffers podem ajudar, mas é preciso ter em mente que ele sofrerá muitas alterações, pois há muita dependência de fatores externos.

O controle financeiro é extremamente complexo e os riscos relacionados ao evento indicam a necessidade de reservas de contingência. E se chover? E se fizer sol? E se um dos espaços não puder ser utilizado? São muitas perguntas que geram um plano de gerenciamento de riscos enorme. Do ponto de vista da comunicação, os eventos culturais geram muito trabalho, há muitos interesses envolvidos e que precisam ser atendidos sem que haja conflitos entre os stakeholders, afinal de contas, qualidade significa satisfazer expectativas.

O ponto mais nevrálgico, no entanto, é o gerenciamento de recursos humanos. Em última instância, são as pessoas que fazem a mágica acontecer. Um único indivíduo pode colocar todo o trabalho em risco. Por isso, é importante que haja um organograma claro e bem estruturado. Todos precisam saber exatamente o que fazer, quando fazer e a quem recorrer para resolver problemas operacionais e/ou conflitos.

No encerramento da Gibicon, o que vi foram elogios rasgados à organização, que devo admitir, foi impressionante. Todos os espaços estavam lotados e havia um misto de felicidade e espanto no ar. Primeiro porque havia muitos artistas internacionais e nacionais interagindo diretamente com público. Segundo, porque muitos não esperavam que o festival tivesse tamanho impacto e repercussão no Brasil e até no exterior. As pessoas estavam em êxtase, vendo ao vivo os artistas que dão forma e cor à muitos de seus heróis. Não há indicador melhor do sucesso do evento do que o comparecimento maciço do público e a vontade de "quero mais" que ficou no ar.

Parabéns à toda equipe!!!