A Arte de Fazer Acontecer...

Você já deve ter se perguntado: Como ele consegue fazer tanta coisa! Trabalhar, estudar, publicar artigos ou postagens, gerir diversos outros projetos e ainda ter vida social – se divertir?

Convenhamos que gerenciar o dia a dia não é uma tarefa simples e fácil, e não deve ser encarada como tal. Portanto, pensando nisso, David Allen publicar um livro chamado Getting Things Done – GTD (traduzido como a Arte de Fazer Acontecer). Esse livro apresenta uma técnica simples, eficaz, anti-stress e muito interessante. O GTD não é nada mais do que uma ferramenta de produtividade que serve para você gerenciar o seu dia a dia, suas tarefas diárias (unicamente e simplesmente isso!).

GTD possui 5 grupos de ações , que são: COLETA, PROCESSAMENTO, ORGANIZAÇÃO, REVISÃO e EXECUÇÃO.

Coletar: Você está andando pela rua e observa alguma coisa que o faz lembrar que precisa realizar determinada tarefa, ou então surge uma ideia nova e interessante e que merece uma atenção, ou simplesmente lembra que precisa mandar um email ou ligar para alguém. É fato que: você fica atormentado e com medo de esquecer esse pensamento em meio a tantos outros que temos em nossas rotinas. O que podemos fazer? Na hora que as ideias surgirem você deve tirar elas da sua cabeça e anotar em algum lugar – num papelzinho. 

Tudo o que preciso saber está lá. Está no bloquinho! Queria abrir um parêntese aqui. Lembra do filme Sherlock Holmes: A Game of Shadows (2011), onde o vilão - Professor James Moriarty – anotava seus afazeres, entre outras informações, num livrinho vermelho. Esse grupo do GTD sugere o mesmo. Anotar tudo. 
Por exemplo: Fazer alguma coisa, Ligar para alguém, comprar certo produto, acrescentar certa característica no projeto, planejar certa coisa, mandar um email.

Depois de uma boa coleta de informações/ideias, devemos realizar o processamento.

Processamento: Todos os papeizinhos daquele dia devem ser colocados numa “caixinha” e, diariamente, você precisa processar cada pedacinho de papel. Não é simplesmente pegar, ler e fazer. Esta etapa do GTD consiste em analisar cada pensamento e decidir que tipo de ação tomar. O objetivo aqui é ZERAR aquela caixinha. Dar um encaminhamento propício para cada ideia. Assim como as ideias aparecem e são coletadas todos os dias, também devemos fazer o seu devido processamento TODOS OS DIAS. Sim, aceite que você irá gastar em média uma hora de processamento e organização.

Mas como isso realmente funciona na prática?

Primeiro: Pegue o papel. Lê e analisa. Tente chegar à seguinte conclusão: É uma ação ou não é uma ação.

Se não for uma ação, você pode fazer duas coisas: Colocar no lixo ou colocar em numa caixinha chamada “futuro”, “talvez” ou então “quem sabe um dia”. Outra atitude seria criar novas ações ou ideias a partir desse papelzinho e submeter novamente ao processamento. Entenderemos o objetivo disso em outro momento.

Se for uma ação, você deve verificar quais outras ações que compõem aquele pedacinho de papel. Muitas vezes a ação se desdobra em várias outras ações. Neste caso, temos o que é chamado de PROJETO. Uma ação identificada num papelzinho era, na verdade, N outras ações que você resumiu em uma única.

Por exemplo: “Planejar uma viagem”. Essa ação pode (e deve) ser desfragmentada em várias outras ações como “identificar um destino”, “comunicar minha família”, “procurar uma agencia de turismo” e entre outras. Temos aqui um papelzinho que virou num Projeto!

Uma ação escrita num papelzinho pode ser única, ou seja, não ter outras "sub-ações", não sendo um projeto, mas sim uma tarefa a ser executada. Voltaremos a conversar mais tarde sobre isso.

Perfeito. Coletei meus pensamentos, realizei a análise em cada e fiz esta separação (Ação e Ideia) e identificação de projetos. O que devo fazer agora?

No próximo POST vou comentar sobre os demais grupos, que são a ORGANIZAÇÃO, REVISÃO e EXECUÇÃO. Dando continuidade ao GTD.

Até uma próxima.


Bibliografia

ALLEN, David. A Arte de Fazer Acontecer - Getting Things Done: uma fórmula anti-stress para estabelecer prioridades e entregar soluções no prazo. Editora Elsevier. 2005. 224 p.

00:05pm podcast: Entendendo o GTD: Introdução, Coleta e Processamento - Ricardo Vargas. Acessado em: 25/02/2013. Disponível em: <http://www.ricardo-vargas.com/pt/podcasts/understanding-the-gtd-part-1-of-3/>